Attenzione all'importante novità sui rimborsi delle spese per le trasferte dei dipendenti: la spiegazione e i consigli della nota consulente del lavoro.
Nel mondo del lavoro, il rimborso spese rappresenta un elemento essenziale per garantire che i dipendenti non debbano sostenere costi personali per attività aziendali. Questi rimborsi possono includere spese di trasferta, vitto, alloggio, carburante, e persino acquisti di materiali o attrezzature necessarie per il lavoro. I dipendenti possono ricevere rimborsi, ad esempio, per le spese telefoniche effettuate, per i corsi di formazione, per l'utilizzo dell’auto personale per lavoro, e persino dei benefit aziendali come buoni pasto o smart working.
Dal punto di vista fiscale, alcuni rimborsi sono esenti da tassazione se rispettano i limiti previsti dalla normativa vigente. Per garantire la massima trasparenza, è fondamentale che le aziende adottino policy chiare sui rimborsi e che i dipendenti conservino sempre ricevute e documenti giustificativi. Uno dei rimborsi più comuni riguarda le trasferte, ovvero quando un dipendente deve viaggiare per lavoro al di fuori della propria sede abituale. Per il 2025, è stata introdotta una nuova e importante norma, che riguarda proprio i rimborsi dei dipendenti in trasferta.
Rimborsi spese per le trasferte dei dipendenti: ecco la notizia fondamentale
Ne ha parlato anche una nota consulente del lavoro, la dottoressa Sabrina Grazini. In particolare, l'esperta ha spiegato che, a partire da quest'anno, i dipendenti che si recano in trasferta, per conto del datore di lavoro, e che effettuano delle spese per le quali intendono essere rimborsati, dovranno effettuarle tramite modalità di pagamento tracciabili. Sia le spese di vitto e di alloggio, che le spese per i trasporti, tra cui taxi e NCC: tutte queste spese dovranno essere effettuate mediante modalità tracciabili. Tra le varie modalità tracciabili, si citano il pagamento via bancomat, via carta di credito o di debito, così come mediante carte prepagate, assegni o bonifici.
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Solo in questo modo, spiega l'esperta, il rimborso sarà esente dai contributi. Viceversa, qualora si pagasse con modalità non tracciabili, il rimborso sarà considerato come un imponibile contributivo e fiscale. La dottoressa Sabrina Grazini spiega, infine, che rimarranno escluse le spese per i trasporti di linea, come autobus o treni.
Le tipologie di rimborso per trasferte
Ricordiamo, infine, che esistono diverse tipologie di rimborso per trasferte. Eccole di seguito:
- Rimborso analitico, con il rimborso delle spese effettivamente sostenute (hotel, pasti, trasporti), previa presentazione di ricevute.
- Rimborso forfettario, con una somma prestabilita che copre le spese senza necessità di documentazione dettagliata.
- Rimborso misto, combinando le due modalità.
Come specifica la dottoressa Sabrina Grazini, in un commento sulla sua pagina, le spese con rimborso forfettario continuano a esistere, e che per queste ultime non ci sono novità particolari.
